Ob bei der Arbeit oder privat – To-Do–Listen geben uns das Gefühl, alles im Griff zu haben. Aber wenn wir ehrlich sind, wie oft schaffen wir es, unsere Liste für den Tag vollständig abzuarbeiten? Extrem selten! Denn was wir nicht einplanen, sind die Gespräche mit Kollegen, das Warten auf wichtige Informationen oder sonstige Notfälle – das Leben, das dazwischenkommt.
Warum wir dem Planungsfehlschluss erliegen
Erstmals wurde die planning fallacy 1973 von Daniel Kahneman und Amos Tversky beschrieben. Sie führten den Denkfehler auf Unstimmigkeiten bei der Planung und Bewertung von Projekten zurück. Diese Annahme ist auch heute noch gültig, da wir grundsätzlich dazu neigen, den Aufwand für ein Projekt oder eine Aufgabe systematisch zu unterschätzen.
Aber warum tun wir das? Und warum lernen wir nicht aus den Fehlern der Vergangenheit und machen es beim nächsten Mal besser? Erstens, weil wir aus bestimmten irrationalen Gründen übermäßig optimistisch sind. Zweitens, weil wir – auch aus diesem Optimismus heraus – uns zu stark auf unser Projekt fokussieren und ausblenden, dass unerwartete Probleme, Verzögerungen oder andere externe Einflüsse höchstwahrscheinlich dazwischenkommen. Sprich, wir blenden die Komplexität der Welt in dem Moment aus.
Warum Projekte nicht termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden
Schon einmal erlebt, dass ein Projekt früher als gedacht abgeschlossen wurde oder weniger gekostet hat? Vermutlich selten. Die Mehrzahl aller Projekte benötigt entweder mehr Zeit oder mehr Budget als anfangs kalkuliert – oder sogar beides. Studien belegen das sehr deutlich: Nur 37 Prozent der Unternehmen schließen ihre Projekte weitgehend termingerecht ab und lediglich 42 Prozent bleiben innerhalb des geplanten Budgets.
Die Gründe dafür sind vielfältig: häufig geänderte Anforderungen, unklare Projektziele, fehlende Unterstützung des Managements, schlechte Risikokalkulation und eine fehlende Beachtung von zufällig eintretenden Ereignissen. Auch Motivation spielt womöglich eine Rolle: Eine optimistische Einschätzung des Projektverlaufs führt häufiger zu einer tatsächlichen Umsetzung. Entscheider und Führungskräfte folgen eher Prognosen, die eine schnelle und kostengünstige Durchführung versprechen. Der Anreiz ist also groß, übertrieben optimistische Vorhersagen zu tätigen.
Und so kannst Du dem Planungsfehlschluss besser entgehen:
- Eine noch detailliertere Planung hilft nichts – sie bewirkt eher das Gegenteil. Der Planungsfehlschluss wird eher verstärkt, da der Fokus noch mehr auf dem Projekt liegt, anstatt auf äußeren Einflüssen oder unerwarteten Problemen.
- Stattdessen hilft: Erwartungswerte sowie “lessons learned” aus vorherigen oder ähnlichen Projekten in die Planung einzubeziehen.
- Du kannst es auch spielerisch angehen und vor Projektstart ein “Premortem”-Meeting mit dem Team durchführen: Jeder soll ein Szenario beschreiben, welches das Projekt zum absoluten Desaster machen würde.
- Konservativer planen hilft ebenfalls: Kalkuliere Zeit- und Budgetpuffer für mögliche Komplikationen ein.
- Beziehe mehrere Personen in den Prozess ein, indem Du etwa unterschiedliche Verantwortliche für einzelne Aufgaben bestimmst – sodass die Budgetplanenden nicht auch mögliche unerwartete Kosten auflisten müssen.
