Meetings reduzieren
Fangen wir mit einem No-Brainer an. Der neue „State of Work“-Report von Slack 2023 zeigte, dass 43 Prozent aller Meetings problemlos gestrichen werden könnten. Das ist wohl für niemanden eine Offenbarung. Fragt euch: Muss das wieder ein Meeting sein oder reicht eine E-Mail? Muss ich eine große Präsi halten oder kann ich ein kurzes Dokument uploaden und den Link im Team teilen?
Micromanagement abschaffen
Manchmal sind zu viele Meetings und E-Mails ein Zeichen von wenig Vertrauen seitens der Führung. Natürlich müssen Vorgesetzte über wichtige Entwicklungen informiert werden. Doch wenn man jeden kleinsten Schritt abstimmen muss, zieht sich – oh, Überraschung – alles in die Länge. Zudem demotiviert es. Es gilt also, die Führungskräfte zu schulen und zu Gelassenheit zu mahnen, sie eher als Mentor:innen zu sehen statt als Kontrollinstanzen. Das ist einer der Vorteile einer Vertrauenskultur: Sie hilft, die Zeit nicht unnötig mit Abstimmungen zu verplempern.
Dokumentation reduzieren – und automatisieren
Im öffentlichen Dienst, in der Pflege, aber auch in der freien Wirtschaft: Oft ist umfassende Dokumentation Teil des Jobs. Manchmal kann man das nicht umgehen – aber oft reduzieren. Müssen es immer ewige „Konzepte“ und lange Präsentationen und zwanzigseitige Zwischenberichte sein, über jeden Antrag und Änderungsantrag? Die am Ende niemand liest? Geht das vielleicht kürzer? Ist es möglich, so etwas abzusprechen und vielleicht neue Standards einzuführen? Und bei der Dokumentation, die wirklich unumgänglich ist – nutzt die KI! Wer einmal den Algorithmus füttert, kann sich viel Bildschirmzeit und Schreibaufwand ersparen.
Richtig entspannen: “Wichtig ist, wohin wir unseren Fokus richten”
Stress ist wichtig, sagt Catrin Bartel, aber viele von uns haben verlernt, richtig zu entspannen. Warum Stressprävention oft zu spät einsetzt, was der Unterschied zwischen Erholung und Entspannung ist und warum Erholung nicht immer Nichtstun bedeutet – das verrät die Psychologin und addisca-Trainerin in diesem Gespräch.
Planung von Offline-Zeiten
Legt im Team Zeiten fest, in denen keine Online-Meetings oder anderen Bildschirm-Aktivitäten stattfinden dürfen. In dieser Zeit können Mitarbeitende ungestört arbeiten, ihre Woche planen und ihre Aufgaben organisieren – was die Motivation steigert, da vieles erledigt werden kann, effizienter macht und eben Bildschirm-Zeit einspart.
Metakognition hilft, im Job gesund und gelassen zu bleiben. Erfahre, wie Du Deine eigenen metakognitiven Fertigkeiten trainieren kannst.
Whitepaper herunterladenAlternativen ansprechen
Ermutige Dein Team, bei kurzen Updates auch mal zu telefonieren oder Audio-Anrufe zu tätigen – dann müssen die Leute nicht die ganze Zeit auf Bildschirme starren. Was übrigens auch Energie spart. #klimakrise
Pausenkultur optimieren
Pausen sind wichtig, um produktiv zu bleiben. We know. Aber bei Meetings denken wir oft nicht dran. Gerade wenn viele Meetings am gleichen Tag anstehen, solltet ihr Pausen dazwischen legen, damit die Leute kurz durchatmen, dehnen, sich vom Bildschirm lösen, rausgehen oder eben auch etwas erledigen können, was ansonsten noch drei weitere Meetings abwarten muss.
Meetings besser strukturieren
Eine klare Agenda, Struktur und Zuständigkeiten sind das A und O. So kommt ihr gleich zum Punkt und die Konzentration geht nicht flöten. Reduziert die Teilnehmer-Zahl so weit wie möglich und verkürzt die Dauer der Meetings. Ihr könnt auch Regeln einführen wie: Diese und jene Art von Meetings darf nicht länger als 10 Minuten dauern, Redezeit wird auf 1 Minute beschränkt o.Ä. Bei vielen Diskussionen müssen zudem nicht alle zwingend dabei sein – da können sich die Diskutanten auch nach dem Meeting verabreden.
Fokussieren lernen: 7 Tipps aus der Wissenschaft
Sich fokussieren macht glücklicher, produktiver und weniger gestresst. Im digitalen Zeitalter ist es jedoch so schwer wie noch nie. Wie wir trotz aller Ablenkungen (wieder) lernen, uns zu fokussieren – und was die Forschung rät.
Auf Offline setzen
Wenn viele remote arbeiten, ist es natürlich nicht immer möglich. Ansonsten hilft es, Meetings und Workshops wieder öfter offline zu gestalten oder “Lunch & Learn Sessions” (in manchen Unternehmen auch als Eat & Talk bekannt) zu veranstalten. Und wenn es passt, auch sich auch mal zu Spielen, Quizzen oder gemeinsamem Kochen zu verabreden, sodass man sich nicht nur über Zoom sieht.
Walking Meetings
Kann das Meeting vielleicht im Freien abgehalten werden, ob gemeinsam oder digital? Du könntest alle, die viel telefonieren müssen, ermutigen, öfter mal aufzustehen und rumzulaufen. Statt vorm Bildschirm zu sitzen, können Mitarbeitende sich ein Handy oder Tablett schnappen, im Zweifelsfall die Kamera ausmachen und draußen spazieren – eine gute Alternative zur bewegten Mittagspause.
Keine Anrufe nach Feierabend
Gerade bei flexiblen Arbeitszeiten ist es wichtig, sich daran zu halten: Nach einer bestimmten Uhrzeit, zum Beispiel 18 Uhr, sollten Mitarbeitende nicht mehr angerufen werden, genauso wie im Urlaub. Das zehrt zusätzlich an ihrer Energie und macht es schwer abzuschalten und sich zu erholen, weil man dann gedanklich ständig bei der Arbeit ist.
Bare Minimum Mondays
Das Konzept geht auf die US-Amerikanische Startup-Gründerin Marisa Jo Mayes zurück. Vorweg gesagt: In manchen Branchen völlig unrealistisch – doch in vielen Unternehmen längst praktiziert. Der minimalistische Montag geht so: zwei bis drei Stunden wird konzentriert und produktiv gearbeitet. Der Rest steht für kreative Aufgaben, Mental Health, Brainstormings, Planung oder langfristig wichtige, aber gern aufgeschobene Tasks zur Verfügung. Das soll Stress reduzieren, dem Montagsblues und dem Sonntags-Schreck entgegenwirken, der immer mehr Mitarbeitende betrifft: die Angst, die sich am Sonntagabend breitmacht, wenn man an die kommende Arbeitswoche denkt. Eine Studie der Uni Leipzig zeigt: Vorfreude auf den Montag hilft, auch in der Woche energiegeladen und motiviert zu bleiben. Damit lässt sich doch was machen.
Ein Klima der Wertschätzung prägen
Studien zeigen, dass Lob und Wertschätzung wahrgenommene Belastungen reduzieren. Das ist wieder ein Führungsthema: Es hängt nachweislich von Vorgesetzten ab, ob wir Stress als Überforderung oder als Anforderung erleben. Ebenfalls erwiesen: Zu viele Führungskräfte unterschätzen diesen Effekt noch stark. Sensibilisieren ist auch hier wichtig!
Dein Team braucht psychologische Sicherheit. So stellst Du sie her
Was haben leistungsstarke Teams gemeinsam? Psychologische Sicherheit. Was das genau heißt, was Führungspersonen tun können und wie psychologische Sicherheit ganz praktisch zu etablieren ist.
Workload realistisch gestalten
Kommen wir zum Grundsätzlichen: Sind die Mitarbeitenden generell dauerhaft überlastet, ob wegen Personalmangel, den sie auffangen müssen oder weil ihnen zu viel zugemutet wird, können Arbeitgeber mit Stress, Burnout, Erschöpfung, Quiet Quitting, Krankschreibungen, sinkender Motivation – oder eben Kündigungen rechnen. Ein Blick auf Arbeitsbedingungen ist also kein Zugeständnis, sondern ein Muss für jede Organisation, die nachhaltig erfolgreich sein möchte.
Prozesse optimieren
Wenn viele Abstimmungen nötig sind, liegt es oft an mangelnder Organisation. Vielleicht ist es an der Zeit, eure Arbeitsprozesse grundsätzlich neu zu denken: Wo könnt ihr kürzen, straffen, optimieren. Sind manche Menschen unnötig in vielen Meetings drin? Müssen manche Entscheidungen durch zu viele Instanzen? Können Diskussionsrunden reduziert – oder zusammengelegt werden, sodass sie einmal erledigt sind und nicht über die ganze Woche verteilt? Gibt’s noch mehr Punkte, wo ihr ansetzen könnt? Das kann auch eine spielerische Challenge sein, ein Wettbewerb zwischen Teams und Abteilungen – seid kreativ!
