Gutes Feedback zu geben ist gar nicht so einfach – wohl deshalb werden Feedback-Gespräche in den meisten Unternehmen noch zu selten geführt. Dabei ist regelmäßiges Feedback super für die Mitarbeiterbindung. Es gibt den Menschen das Gefühl, ihre Arbeit wird gesehen und ihre Leistung zählt.
Warum Feedback wichtig ist
Konstruktives Feedback motiviert ungemein: Es ist einfacher, sich zu bewegen, wenn die Richtung klar ist. Gerade im Homeoffice, wo Menschen in einem gefühlten Vakuum vor sich hinarbeiten, ist häufiges Feedback unersetzlich. Zugleich können die Gespräche offene Fragen klären, Konflikte und Baustellen aufdecken – und Verbesserungspotenziale offenbaren. Ohne regelmäßige Rückmeldung verfallen die Mitarbeiter hingegen oft in Spekulationen oder ins Grübeln – was demotiviert und unzufrieden macht.
Konstruktives Feedback zu geben und dabei den richtigen Ton zu treffen ist allerdings gar nicht so einfach. Keine Sorge: Wir führen Dich gerne in das Einmaleins der Feedback-Kunst ein. Beginnen wir mit dem Timing.
Wann solltest Du Feedback geben?
Die Rechtslage vorweg: Du kannst jederzeit zum Feedback-Gespräch bitten. Ein jährlicher Feedback-Marathon ist jedoch eher keine gute Idee. Die Gespräche werden unnötig in die Länge gezogen, viele wichtige Punkte geraten im Laufe des Jahres in Vergessenheit. Außerdem steigen die Hemmschwellen, wenn Feedback zu einer großen Sache wird – die Mitarbeitenden werden eher nervös und verkrampft.
Deshalb sollten Feedback-Gespräche kein „Big Deal“ sein, sondern ein regelmäßiges Ritual, mindestens einmal im Quartal. Je nach Team-Wunsch und -Größe auch öfter – manchmal braucht es nur fünf Minuten. Am besten persönlich und natürlich unter vier Augen.
Vergiss auch nicht, Deine Team-Mitglieder auch mal zwischendurch zu loben, wenn sie etwas gut machen: Das war gut, mehr davon – immer eine gute Ansage.
Sprechen wir nun über die größten Fehler beim Feedback-Geben.
Woran scheitert Feedback?
Viele Dinge können Feedback gründlich vermasseln: Das Wichtigste ist die Haltung der Beteiligten. Allein die Ankündigung kann bei manchen Mitarbeitenden für Stress und Gedanken an Fehler, Kritik oder Kündigung auslösen. Dich als Führungskraft macht das Ganze womöglich auch nervös – vielleicht weil Du noch nicht lange in der Rolle bist, andere zu bewerten oder den Verlust von Beliebtheitspunkten fürchtest. Wie schaffst Du es also, in dieser Situation souverän zu bleiben?
Herrscht in Deinem Unternehmen generell ein offenes Miteinander, ist es schon ein großer Erfolg. Entscheidend ist, mit welcher Erwartung Du und Dein Gegenüber ins Gespräch gehen. In erster Linie sollte sich das regelmäßige Feedback-Gespräch nämlich nicht um Kritik drehen.
Vielmehr sollte die Entwicklung des Unternehmens im Vordergrund stehen – und der Beitrag des oder der Mitarbeitenden. Es geht darum, bisherige Leistungen und Erfolge zu würdigen – und zu besprechen, was zu tun wäre, um das Unternehmen, aber auch die Karriere der Person voranzutreiben.
Bedeutet auch: Nicht nur Du solltest Feedback geben, auch Deine Team-Mitglieder sollten die Chance haben, sich auszusprechen, offen und auf Augenhöhe Eure Zusammenarbeit zu bewerten und ihre Wünsche zu äußern.
Kritik im Feedback-Gespräch
Berechtigte Kritik darf natürlich nicht unter den Tisch fallen – mehr dazu unten. Mit konkretem negativem Feedback solltest Du allerdings nicht allzu lange nach der Situation warten. Insgesamt sollte der Fokus auf einer konstruktiven Zusammenarbeit liegen. Herumreiten auf Schwächen ruft eher eine Verweigerungshaltung hervor.
Wie führe ich also ein gutes Feedback-Gespräch?
Um solche Gespräche nicht unangenehm werden zu lassen, solltest Du das pflegen, was Psycholog:innen einen reziproken, sprich gleichberechtigten Kommunikationsstil nennen. Das heißt: Du hörst aktiv zu, wiederholst auch mal das Gesagte, um sicherzustellen, dass beide Parteien „on the same page“ sind und dass Du alles richtig verstanden hast. Du gehst auf Dein Gegenüber ein, zeigst Interesse für seine Bedürfnisse und suggerierst ihm, dass seine Perspektive nachvollziehbar ist, selbst wenn ein paar Änderungen guttäten.
Das erfordert natürlich recht fortgeschrittene Kommunikations-Skills – und manchmal einiges an Selbstkontrolle. Zum Beispiel, wenn die oder der Mitarbeitende sich angegriffen fühlt oder in die Vermeidungshaltung geht. Wichtig ist auch, sich von einem subjektiven Eindruck zu lösen – manchmal mögen wir die Menschen persönlich nicht und empfinden sie beispielsweise als zu kritisch. Doch vielleicht sind sie mit ihren Kritikpunkten genau an der richtigen Stelle, indem sie zum Beispiel Fragen aufwerfen, die sonst untergehen würden. Es ist immer gut, im Blick zu behalten, dass wir niemals ganz neutral bewerten – Stichwort: Denkfehler.
Um in solchen Situationen gelassen und souverän zu bleiben, ist es wichtig, sich von den eigenen Gedanken und Gefühlen distanzieren zu können – und auch mal zu akzeptieren, wenn ein Gespräch nichts bringen wird. Das ist der Kern des metakognitiven Konzepts: Wer Losgelöste Achtsamkeit, sprich unangenehme Gedanken ziehen lassen, immer wieder praktiziert, ist klar im Vorteil. So kannst Du Dich auch leichter auf die Perspektive des Gegenübers einzulassen und ziehst weniger voreilige Schlüsse.
Gelassenheit lernen mit Metakognition
Metakognition ist ein sehr simpler und schlanker Ansatz. Wir lernen, Abstand zu inneren und äußeren Stressoren einzuhalten – und uns zum Beispiel von stressenden Gedanken zu distanzieren, ehe sie zu Grübel– oder Sorgenschleifen werden. Diese Denkmuster können nachweislich krank machen – und definitiv machen sie uns Stress. Mit der Haltung der Losgelösten Achtsamkeit gelingt es uns besser, ihnen zu entgehen. Ein auditives Aufmerksamkeitstraining hilft zudem, unseren Fokus flexibel zu steuern. Im Grunde lehrt uns Metakognition, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, und unsere Probleme zu lösen, zu akzeptieren oder uns weniger damit zu beschäftigen – um geistig gesund zu bleiben und entspannter durch die Welt zu gehen.
Feedback-Gespräch: eine Vorlage
Gerade, wenn Du noch nicht so oft Feedback geben musstest, solltest Du Dich besser ein wenig vorbereiten. Am einfachsten ist es, Dir eine einfache Struktur aufzustellen. Der Ablauf könnte so aussehen:
- Rückblick
- Gemeinsame Ziele
- Entwicklung und Perspektiven
In der ersten Phase geht es um Lob und womöglich um Verbesserungsbedarf. Anschließend könnt Ihr, falls notwendig, Euch gemeinsame Ziele setzen, die sowohl die Unternehmensvision als auch die Ziele der oder des Mitarbeitenden beinhalten. Im dritten Teil kann ist es möglich, sich auf konkrete Maßnahmen zu einigen, zum Beispiel eine Fortbildung.
Fragen, die Du stellen könntest:
- Was lief aus Deiner Sicht gut seit dem letzten Feedback-Gespräch?
- Bist Du zufrieden mit Deinen Aufgaben und Deiner Rolle im Unternehmen?
- Was soll genauso bleiben – oder weiter gefördert werden?
- Wie läuft es im Team?
- Was wünschst Du Dir von mir?
- Welche Baustellen siehst Du, wo bleibt ungenutztes Potenzial?
- Hast Du bestimmte Wünsche, zum Beispiel in puncto Weiterbildungen?
- Gibt es sonst noch etwas, das Dich beschäftigt?
Je nachdem, ob der oder die Mitarbeitende noch in der Probezeit oder seit langem da ist, kann das Ganze kürzer oder ausführlicher sein, mündlich vereinbart oder schriftlich festgehalten werden – nicht alles muss bürokratisch und umständlich ausfallen. Manchmal gibt es außer einem „Alles super, weiter so“ gar nicht viel zu sagen – ein kurzer Plausch ist da womöglich die bessere Wahl.
