Wie oft wird aus einem katastrophalen ersten Date eine lange Beziehung? Vermutlich nur in absoluten Ausnahmefällen. Der erste Eindruck entscheidet – in Beziehungen ebenso wie im Job. Wollen wir eine Person für uns gewinnen, sollten wir uns, privat oder beruflich, ein wenig ins Zeug legen – und zwar von Anfang an.
Ein neuer Job bedeutet immer Unsicherheit. Gerade in den ersten Tagen sind Fragen wie: „Habe ich mich richtig entschieden?“ oder „Passe ich wirklich hierhin?“ ganz natürlich. Das Gefühl, allein gelassen zu werden, ist natürlich das letzte, was die neuen Mitarbeitenden in dieser Situation brauchen. Einer Haufe-Studie zufolge kündigen 30 Prozent noch vor ihrem ersten Arbeitstag, was natürlich viele Gründe haben kann, aber es liegt nahe: Ein schlechter Eindruck vom Unternehmen ist einer davon.
Ein Unternehmen tut also auch aus rein ökonomischer Sicht gut daran, den Übergang in einen neuen Job leicht und reibungslos zu gestalten. Das gesunde und wertschätzende Onboarding: Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist es ein wichtiges Tool, um die Mitarbeitenden zu motivieren und zu halten.
Was versteht man unter Onboarding?
Beim Onboarding geht’s im Kern darum, die Neuen willkommen zu heißen, sie strukturiert einzuarbeiten, mit den Abläufen und den Unternehmenswerten vertraut zu machen und sie ins Team zu integrieren. Die Mitarbeitenden sollten einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen bekommen, sich willkommen und wertgeschätzt fühlen – und verstehen, was ihre Aufgaben und ihre Rolle sein werden.
Was bringt Onboarding?
Der Vorteil für den Arbeitgeber ist klar: Zufriedene Leute, die wissen, was sie zu tun haben, sind produktiver. Je schneller die neuen Kolleg:innen eingearbeitet werden, desto schneller können sie sich ihren eigentlichen Aufgaben widmen und Verantwortung übernehmen. Ein wertschätzendes Onboarding stärkt zudem die emotionale Bindung ans Unternehmen – die Leute fühlen sich wohl und bleiben gern.
Ein strukturiertes Onboarding spart also bares Geld – und sorgt von Anfang an für ein besseres Arbeitsklima. Es lohnt sich, zu Beginn etwas mehr Zeit in das Onboarding zu investieren und den Prozess möglichst gesund und wertschätzend zu gestalten. Was kann das konkret bedeuten?
Wertschätzendes Onboarding: Die Basics
Das Onboarding beginnt quasi mit der Vertragsunterzeichnung. Diese Phase nennt sich oft auch Preboarding und es geht darum, beide Seiten auf den ersten Arbeitstag vorzubereiten. Eine gute Vorbereitung könnte so aussehen:
- Der Vertragskram ist geregelt.
- Die Arbeitsausstattung – Tisch, Stuhl, Home-Office-Ausstattung – ist organisiert; der Arbeitsplatz steht bereit.
- Das Team weiß Bescheid: Der Neuankömmling trifft nicht auf überraschte Gesichter – das gibt wohl niemandem ein gutes Gefühl.
- Der oder die Neue weiß, an wen er oder sie sich wenden muss: eine Ansprechperson für alle wichtigen Fragen oder auch ein:e Pat:in.
- Der oder die Neue weiß, wo er oder sie am Tag X sein muss: E-Mail mit Datum, Uhrzeit (Tipp: entspannt etwas später kommen lassen), Ort und dem groben Ablauf für den Tag X ist raus.
Wichtig: Unsicherheiten proaktiv auflösen. Und zum Beispiel eine Willkommensmappe vorbereiten – mit den FAQs, dem Leitbild oder der Vision des Unternehmens, den Namen und Mailadressen der direkten Kolleg:innen und den wichtigsten Zugangsdaten. So müssen sich die Neuen sich nicht am ersten Tag alles merken. Wichtig ist aber auch, rechtzeitig auf E-Mails zu antworten und sie nicht mit ihren Fragen alleine lassen.
Der erste Tag könnte zum Beispiel so ablaufen:
- Ein Rundgang zur Orientierung über die Arbeitsräume, die Kantine, die Parkplätze usw.
- Ein Team-Lunch, um die Kolleg:innen kennenzulernen – auch remote.
- Eine Einweisung in wichtige Programme, Geräte oder Maschinerie.
- Ein Gespräch über die kommenden Aufgaben und die gegenseitigen Erwartungen.
- Kurze Feedback-Runde und die Klärung der Ziele für die nächsten Tage.
Tipp: Eine kleine Aufmerksamkeit – Blumen am Arbeitstisch, Pralinen, ein Welcome-on-Board-Banner oder ähnliches – ist ein nettes Extra, das nicht viel kostet, aber jedes Herz erweicht 😉
Idealerweise können die Neuen schon in den nächsten Tagen mit den ersten Aufgaben loslegen, damit sie sich nicht langweilen. Häufiges, konstruktives und wertschätzendes Feedback ist wichtig und kann ungemein motivieren, insbesondere beim remote Onboarding ist es ein absolutes Muss. Es hilft, sich kleine, erreichbare Ziele zu setzen, damit der oder die Mitarbeitende das Gefühl hat, Fortschritte zu machen und nicht überfordert wird.
Metakognition hilft, im Job gesund und gelassen zu bleiben. Erfahre, wie Du Deine eigenen metakognitiven Fertigkeiten trainieren kannst.
Whitepaper herunterladenGesundheit wird immer wichtiger
Die Forderungen nach gesunden Arbeitsbedingungen werden immer lauter – sich körperlich und psychisch für den Job zu verausgaben wird in Zeiten von Fachkräftemangel und Quiet Quitting immer unpopulärer. Natürlich braucht Mitarbeitergesundheit durchdachte Strukturen und Rahmenbedingungen. Aber mit Wertschätzung und ein wenig Mühe ist bereits viel getan. Idealerweise zeigt sich gesundes Arbeiten bereits beim Onboarding.
Was macht gutes Onboarding aus?
- Klare Kommunikation zum Thema Arbeitszeiten: Homeoffice-Tage, Gleitzeit, Flexibilität – deutlich machen, dass Bedürfnisse der Mitarbeitenden möglichst berücksichtigt werden.
- Ergonomische Arbeitsausstattung, die Möglichkeit in Ruhe zu arbeiten.
- Betriebssport, Stresstrainings und andere Präventionsmaßnahmen sollten von Anfang an angeboten werden – ähnlich wie die obligatorische Datenschutz-Schulung.
- Ehrliche und offene Kommunikation sowie echtes Interesse statt PR-Sprache.
- Es ist wichtig, den Neuen zu signalisieren, dass sie Fragen stellen können und für Fehler oder Unwissen nicht bestraft werden.
- Kommunikation realistischer Erwartungen, was Workload betrifft.
- Häufiges, wertschätzendes Feedback – und zwar von beiden Seiten. Die Neuen bringen einen unbefangenen Blick mit, der wichtige Impulse geben kann.
Die Bewerbung, das Vorstellungsgespräch, das Assessment-Center – der Weg bis zur Vertragsunterzeichnung ist oft lang. Manchmal müssen die neuen Kolleg:innen für den Job umziehen, aber auch in Zeiten von remote work ist ein neuer Job immer mit Unsicherheiten verbunden. Wer mit diesen sensibel umgehen und sie schnell auflösen kann, ist im Vorteil, denn nur so gewinnt man gesunde und motivierte Leute, die gern zur Arbeit gehen und nicht bald wieder abspringen.
WAS KOSTET FLUKTUATION?
Stellen wir uns vor: Martin aus der Buchhaltung (35 Jahre, 45.000 Brutto/Jahr) kündigt am 1. Mai seinen Job, da ihm der Stress zu viel geworden ist.
Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate. Seine Arbeitsleistung in den letzten drei Monaten sinkt schätzungsweise um 30 %. Auch der gedankliche Prozess bis zur Kündigung hat Martin viele Nerven gekostet – gehen wir davon aus, seine Produktivität büßte in dieser Zeit 20 % ein.
Allein dieser Produktivitätsverlust kostet das Unternehmen schätzungsweise 4875 €.
45000/12*3*0,3=3375
45000/12*2*0,2= 1500
= 4875 €
Das Unternehmen sucht nun eine:n Nachfolger:in. Schätzen wir die Recruitingkosten auf 3000 €.
4875 + 3000 = 7875 €
Martins Nachfolgerin Barbara startet zum 1. August. Selbes Alter, selbes Gehalt – von so viel Gleichberechtigung gehen wir einfach mal aus 😉
Wir rechnen mit drei Monaten Onboarding, in denen Barbara zunächst in sämtliche Prozesse eingearbeitet wird. Ihre Produktivität liegt in dieser Zeit bei etwa 50 %. Das macht etwa 5625 €. Den Zeitaufwand der Kolleg:innen, die sie arbeiten, lassen wir mal außen vor.
So ergeben sich für das Unternehmen rechnerisch Kosten in Höhe von 13.500 €.
7875 + 5625 = 13.500€
Was diese Rechnung nicht berücksichtigt: Der administrative Aufwand, den das Unternehmen hat. Und die Teamdynamik, die stark leiden kann. Und natürlich könnte es weitere Mitarbeitende wie Martin geben, die innerlich gekündigt und sich bald nach etwas Neuem umschauen – diese Rechnung kannst Du selbst weiterführen 😊
