Was heißt eigentlich „fokussiert arbeiten“?
Fokussieren beschreibt die Fähigkeit die Aufmerksamkeit bewusst auf eine Sache zu lenken und diese nicht mehr aus den Augen zu lassen, bis etwas Wichtigeres auftaucht. Nur wer den äußeren und inneren Ablenkungen widerstehen kann, hat eine Chance im Büro-Tohuwabohu aus Störungen, Unterbrechungen, Multitasking, Infoflut und Dauererreichbarkeit produktiv zu sein. Besonders Kopfarbeiter profitieren dabei von der Fertigkeit, das eigene unnütze Gedankengeplapper, das ständig und ungefragt dazwischen quatscht, einfach auf „leise“ drehen zu können.
Warum wird konzentriert arbeiten immer wichtiger?
Unser Fokus kämpft ständig gegen Unterbrechungen von außen und Ablenkungen von innen. Laut einer Studie (Starker et al., 2022) werden wir im Schnitt neunmal pro Stunde von außen gestört – und das ist noch nicht mal unser größtes Problem. Denn wir schaffen es zusätzlich, uns selbst sechsmal pro Stunde mit inneren Impulsen, wie dem reflexartigen E-Mail-Check oder dem Blick auf das geliebte Handy aus dem Arbeitsflow zu reißen.
Kurz gesagt: Alle 4 Minuten beschäftigt uns eine innere oder äußere Arbeitsunterbrechung.
Diese Zahlen basieren auf 637 Menschen aus 25 Unternehmen in 12 Branchen. 36 % der Unternehmen kamen aus der IT‑Welt und 21 % aus Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, wo es auf Kopfarbeit ankommt und Zahlen ohne Fehlertoleranz jongliert werden müssen.
Was kosten uns diese Ablenkungen?
Nerven – und Geld! Während unsere Aufmerksamkeit von einem „bing“ zum nächsten „ping“ wandert, schrumpft die Effektivität, das Wohlbefinden sinkt und im Gegenzug steigt der Stresspegel.
Und teuer ist das Ganze auch: Je nach Intensität der Arbeitsaufgabe nimmt die Re-Fokussierung auch wieder Zeit in Anspruch. Laut Starker et al. kostet dies deutsche Unternehmen ca. 58 Mrd. EUR p. a. Sprich, wir zahlen jedes Mal mit kostbarer Zeit und vermeidbaren Fehlerquellen. Wir plündern sowohl unser Gesundheitssystem- wie auch das Unternehmenskonto, wenn wir uns aus dem Flow reißen lassen.
Was kann das Unternehmen tun, um fokussiertes Arbeiten zu fördern?
Fokussiertes Arbeiten braucht eine Unternehmenskultur, die Konzentration fördert. Diese entsteht, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende das nötige Know-how sowie passende Selbstführungstools besitzen, um innere Versuchungen – unsere Gedanken und Impulse –mit Abstand zu betrachten und den Fokus bewusst steuern zu können.
5 Tipps für fokussiertes Arbeiten
1. Deep- Work- Zeit
Anspruchsvolle Kopfarbeit gelingt durch klare Konzentrationszeiträume von mindestens 60 Minuten, in denen Mitarbeitende technisch abgeschirmt und ungestört arbeiten können. Doch das allein bringt noch keinen Erfolg – bloß Zeiträume zu schaffen reicht nicht aus. Denn unser Kopf hat die charmante Angewohnheit, uns zwischendurch mit der To-Do-Liste zu winken oder uns einzureden, wir müssten schneller sein, um die Deadlines zu schaffen. Mitarbeitende erleben einen permanenten Zugverkehr im Kopf – wer produktiv sein will, steigt nur bei den richtigen Gedanken ein und lässt die anderen Störenfriede vorbeifahren.
2. Digitalisierungsgrad minimieren
Je mehr digitale Tools Mitarbeitende nutzen, desto größer ist die Gefahr, dass sie ständig von ihnen unterbrochen werden oder sich dazu hinreißen lassen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren. Achtung, ein solches Arbeitsumfeld unterstützt Multitasking und Informations-Overload, was schnell einen effizienten Fokus verdrängt.
Digitale Tools auf ein Minimum zu begrenzen und klare Kommunikationskanäle zu definieren, ist ebenso entscheidend wie die Entwicklung metakognitiver Fertigkeiten. Denn nur wer lernt, sich von inneren Impulsen zu distanzieren – wie dem ständigen Drang, alles gleichzeitig im Griff haben zu müssen, alles zu lösen, und nichts zu verpassen – schafft Raum für echtes fokussiertes Arbeiten.
3. Konzentrationsfreundliche Umgebung
Alle Mitarbeitenden brauchen eine ruhige Umgebung, gutes Licht, regelmäßige Pausen, die den Kopf erfrischen, und ergonomische Arbeitsplätze. Eine konzentrationsfreundliche Umgebung berücksichtigt nicht nur allgemeine Rahmenbedingungen, sondern setzt immer auch auf individuelle Stimuluskontrolle – wie es die Psychologin nennen würde. Das bedeutet: Äußere Reize und Ablenkungen werden bewusst reduziert. Die größte Störquelle ist übrigens der Blick auf das Smartphone. Hier hilft die einfache Regel „aus den Augen, aus dem Sinn“ – wenn das möglich ist.
4. Wirksame Meetingkultur etablieren
Was ist das konkrete Ziel dieses Meetings? Wer sollte teilnehmen? Brauchen wir dieses Meeting zu diesem Zeitpunkt wirklich oder haben andere Themen Priorität? Agenda? Eine wirksame Meetingkultur entsteht, wenn es Klarheit über den Sinn, die Gestaltung und die richtigen Teilnehmenden gibt. Viele überflüssige Meetings entstehen durch innere Impulse: aus Angst, jemanden auszuschließen, werden zu viele Personen eingeladen; Harmoniebedürfnis verhindert klare Entscheidungen; Kontrollbedürfnis führt zu zusätzlichen Meetings; der Drang nach Zugehörigkeit oder die Angst vor Ablehnung lässt Mitarbeitende in Meetings verharren, obwohl ihre Teilnahme nicht nötig ist. Die Gründe für eine ineffiziente Meetingkultur sind vielseitig. Wer seine inneren Antreiber kennt ist klar im Vorteil. Metakognitive Kompetenzen verschaffen hier den entscheidenden Vorsprung: Wer die eigenen inneren Hürden erkennt und sich bewusst von ihnen distanziert, schafft die Grundlage für effiziente Meetings und zielorientiertes Handeln. Dieser Schritt zurück, dieses kurze Innehalten ist meistens dann wichtig, wenn wir es eilig haben.
5. Leadership als Vorbild
Führungskräfte sollten eine Kultur der Konzentration vorleben, bedeutet: Fokussiertes Arbeiten geht vor ständiger Erreichbarkeit. Pausen sind kein Luxus, sondern ein Muss, um produktiv sein zu können. Dies erfordert Vertrauen und Loslassen, damit Mitarbeitende die Freiräume für fokussiertes Arbeiten haben. Insbesondere Führungskräfte prägen das Arbeitsumfeld. Um so entscheidender ist ein Bewusstsein über die eigenen Motive im Führungsverhalten – ob Entscheidungen aus persönlichen Antreibern entstehen oder das Wohlergehen und die Förderung fokussierter Arbeit im Mittelpunkt stehen. Wer versucht den Mitarbeitenden etwas vorzuspielen, woran man selbst nicht glaubt, wird auf kurz oder lang auffliegen. Authentizität ist spürbar und ein entscheidender Faktor, um Mitarbeitende auf dem Weg mitzunehmen.
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